Poka Yoke, Aplikasi dan beberapa kesalahanya.

Pokayoke (ポカヨケ ?) [poka yoke] is a Japanese term that means “mistake-proofing” or “inadvertent error prevention”. The key word in the second translation, often omitted, is “inadvertent”.


Penggunaan Poka-Yoke

Penggunaan metode Poka-Yoke tidak hanya dapat digunakan dan dimanfaatkan pada sektor industri – terutama industri manufaktur saja, metode ini dapat digunakan dimana saja, yang memungkinkan terjadinya kesalahan. Tempat-tempat tersebut, pada dasarnya adalah tempat dimana terdapat keterlibatan manusia. Poka-Yoke merupakan metode yang dapat diterapkan untuk semua jenis proses, bahkan dalam proses yang berkaitan dengan jasa sekalipun.

Umumnya, ada banyak jenis kesalahan yang sangat sempurna untuk diatasi dengan menggunakan metode Poka-Yoke ini, yaitu:

  • Kesalahan Proses: kesalahan dimana proses operasional atau tugas-tugas yang seharusnya dikerjakan terlewat atau tidak dikerjakan.
  • Kesalahan Pengaturan: kesalahan yang disebabkan karena penggunaan peralatan yang salah, atau disebabkan karena pengaturan mesin yang tidak tepat.
  • Kurangnya Bagian Produk: Tidak semua bagian akan masuk dalam proses laminasi, plating, atau proses lainnya.
  • Kesalahan Bagian Produk: Kesalahan pada sebagian atau revisi yang digunakan dalam proses produksi.
  • Kesalahan Operasional: Kesalahan yang disebabkan karena pelaksanaan operasional yang tidak benar.
  • Kesalahan Pengukuran: Kesalahan yang terjadi karena adanya errordalam proses inspeksi, tes atau dimensi bagian dari produk yang terjadi baik dalam lingkup internal perusahaan ataupun secara eksternal, misalnya dari pemasok.


    Pendekatan Poka-Yoke terbukti sangat fleksibel, memungkinkan perusahaan memvalidasi aspek-aspek pengembangan sejak awal. Metode ini menyediakan cara yang mudah namun besar efeknya bagi perusahaan untuk mendeteksi dan menghindari kesalahan yang terjadi.

    Metode Poka-Yoke ini juga merupakan salah satu alat untuk peningkatan kualitas dalam Metodologi Six Sigma di Lean Manufacturing

    sumber : google , wikipedia dan  shiftindonesia.com 

    Advertisements

    Poka Yoke, bagaimana bekerja?

    Dalam sebuah jurnal berjudul “Use Poka-Yoke and Design for Manufacturing and Assembly On New Products’ Development”yang ditulis oleh Alexandre, Marcello, dan Luis Gonzaga dan berhasil dipublikasikan dalam Kongres Teknologi Mesin Internasional yang ke-20, Poka-Yoke diartikan sebagai suatu metode pendekatan untuk menghindari kesalahan yang mengarah pada kegagalan proses dengan cara yang sederhana dan merupakan prosedur penting dalam konsepZero Quality Control(ZQC).

    Anda sebaiknya jangan menyepelekan ‘ ‘human error’. Mengapa? Karena saat kesalahan akibathuman error terjadi, bukan hanya kerugian material yang akan dialami, tapi juga bisa mematahkan semangat kerja karyawan, yang tentunya bisa menimbulkan masalah lain.

    Jadi, bagaimana agar kesalahan akibat human error dapat dikurangi bahkan dihindari?

    Berikut cara kerja dari Poka-Yoke:

    Terdapat dua pendekatan sistem yang mendasari metode Poka-Yoke, yakni sistem kontrol dan sistem peringatan.

    Sistem kontrol merupakan pendekatan yang mendeteksi masalah dengan cara menghentikan proses produksi secara otomatis, sehingga koreksi dapat dilakukan dengan segera untuk menghindari munculnya kerusakan atau cacat produksi.

    Contoh sederhana sistem kontrol Poka-Yoke adalah colokan yang terpolarisasi pada perangkat listrik. Salah satu ujungnya lebih panjang dari yang lain, dan kemudian dihubungkan kepada stop kontak. Namun hal ini kurang efektif dan akan mengakibatkan rusaknya perangkat listrik karena peletakan steker dalam stop kontak yang tidak sesuai.

    Sistem peringatan merupakan sebuah pendekatan yang diimplementasikan dalam proses di saat penghentian secara otomatis bukan pilihan yang tepat. Lampu,buzzer, dan pesan menjadi alat yang dapat dimanfaatkan untuk memberikan peringatan kepada operator jika terjadi kondisi yang tidak diinginkan. Sehingga pada kasus-kasus tertentu kesalahan dapat terdeteksi seawal mungkin, yang membuat perusahaan tidak akan mengalami kerugian yang besar.

    Tidak seperti sistem kontrol yang mendeteksi terjadinya kerusakan atau cacat produk secara otomatis, sistem peringatan membutuhkan operator yang bertugas untuk mengambil tindakan terhadap peringatan yang datang, untuk kemudian melanjutkan kembali proses tersebut.

    Contoh sistem peringatan adalah pada kendaraan. Pastinya, setiap kendaraan dilengkapi dengan klakson, lampu, juga beberapa tanda atau sinyal yang berperan sebagai pengingat bagi pengemudi jika sewaktu-waktu dibutuhkan beberapa tindakan.

    Nah, sistem peringatan dalam hal ini misalnya saat kendaraan kehabisan bensin, dan sensor sinyal tidak berfungsi sebagaimana mestinya, yang terkadang ditandai dengan simbol yang menyala atau berkedip di dashboard.

    Meskipun tidak seperti sistem kontrol yang dapat mematikan mesin secara otomatis, namun sistem peringatan menjadi pilihan terbaik karena pastinya kita tidak ingin kendaraan kita mati secara mendadak apabila terjadi kerusakan tanpa adanya peringatan terlebih dahulu.

    Untuk dapat memaksimalkan penggunaan metode Poka-Yoke dalam proses produksi, ada beberapa peralatan yang dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi cacat atau kerusakan produk. Alat-alat tersebut di antaranya adalah daftar cek, paku atau pin, alarm detectortouch switches, detektor, alat pembaca, dan alat penghitung.

    Penggunaan metode Poka-Yoke akan mendeteksi adanya variasi proses dan akan menghentikan proses tersebut sebelum memunculkan kesalahan. Metode Poka-Yoke ini akan menangkap terjadinya kesalahan umum sebelum bagian yang rusak dari produk tersebut diproduksi sepenuhnya. Karena Poka-Yoke memiliki fokus utama pada proses, dan bukan pada hasil akhirnya.

    Dalam proses operasional yang dilakukan berulang-ulang yang hanya bergantung pada ingatan memorial, metode ciptaannya ini dapat menghemat waktu dan memberikan kesempatan kepada semua karyawan untuk menjadi lebih kreatif dalam memunculkan ide dan inovasi untuk perbaikan proses produksi dan meningkatkan nilai performa kerja mereka.

    Poka-Yoke menjadi satu metode yang penting karena memiliki tujuan utama untuk mengurangi biaya kualitas, atau lebih tepatnya dinyatakan sebagai biaya kualitas yang buruk. Biaya kualitas itu sendiri terdiri dari semua biaya yang berhubungan dengan kualitas, baik yang bisa ataupun tidak bisa dipertanggung jawabkan nilainya.

    Umumnya, ada empat komponen yang mendasari biaya kualitas, yang disebut dengan istilah 4P, yaitu perbaikan, pengerjaan ulang, penolakan, dan pengembalian. Tiap-tiap komponen ini dapat dikurangi, atau bahkan dihilangkan dengan menerapkan solusi metode Poka-Yoke yang efektif.

    sumber : google dan shiftindonesia.com

    Dieng Culture Festival.

    ​Salah satu waktu terbaik untuk berkunjung ke Dieng adalah saat pelaksanaan Dieng Culture Festival. Untuk tahun 2016 ini, Dieng Culture Festival akan dilaksanakan mulai tanggal 5 sampai 7 Agustus. Ini merupakan gelaran ke-7 Dieng Culture Festival dan panitia berniat menyajikan sesuatu yang berbeda. Nantinya, pengunjung tidak hanya bisa menikmati sajian seni dan budaya namun juga bisa ikut terlibat di dalamnya. Wuih

    Dieng Culture Festival sendiri merupakan salah satu festival paling unik di Indonesia. Puncak dari festival ini adalah pemotongan rambut gimbal anak-anak setempat yang dipercaya sebagai titisan dewa. Acara yang diadakan setiap tahun ini selalu sukses mencuri hati para wisatawan. Tidak cuma karna banyaknya acara yang bisa ditonton, pesona alam Dieng yang pada dasarnya sudah indah merupakan alasan lain wisatawan datang ke festival tersebut. Tentu rasanya akan beda menikmati keindahan alam Dieng sambil menikmati sajian seni yang disuguhkan di Dieng Culture Festival

    Ada banyak sekali alasan yang akan membawamu mengunjungi Dieng Culture Festival 2016

    1. Banyak acara seni

    Salah satu sajian yang bisa kita nikmati dalam rangkaian acara Dieng Culture Festival adalah performa seni di panggung-panggung yang banyak tersedia selama festival berlangsung. Seniman yang tampil tidak hanya seniman lokal saja namun juga para seniman dari berbagai daerah di Indonesia. Salah satu performer yang direncanakan tampil adalah Kyai Kanjeng pimpinan Cak Nun. Panggung utama Dieng Culture Festival sendiri ada di sebelah timur kompleks Candi Arjuna

     

    2. Juga ada musik akustik dan stand up comedy

    Dieng Culture Festival 2016 tidak hanya menyajikan karya seni tradisional namun juga acara musik yang lebih modern yang pas untuk anak muda. Tidak ketinggalan, juga akan ada acara stand up comedy dimana kamu bisa ketawa-ketiwi. Kemungkinan besar, yang akan mengisi sesi ini adalah Wira Nagarayang merupakan komika lokal

     

    3. Nonton jazz di atas awan

     

    Foto: @jazzatasawan

    Bulan Agustus sepertinya menjadi bulan yang dilematis bagi para penggemar musik jazz di Indonesia. Antara mau datang ke Dieng Culture Festival atau Jazz Gunung di Bromo. Sajian musik jazz memang merupakan salah satu agenda di Dieng Culture Festival 2016. Acara musik jazz dalam rangkaian Dieng Culture Festival ini di-handle oleh Jazzatasawan. Mungkin karna lokasinya yang berada di dataran tinggi sehingga acara ini dinamakan Jazzatasawan. Yang jelas, acara musik jazz ini tak mau kalah dengan Jazz Gunung di Bromo. Sama-sama seru, sama-sama di dataran tinggi

    4. Menikmati sunset dan sunrise dengan suasana yang berbeda

    Hampir semua orang yang piknik ke Dieng selalu ingin menikmati pemandangan sunrise atau sunset. Di Dieng, ada beberapa bukit yang bisa dikunjungi untuk menikmati pemandangan sunset dan sunrise. Menikmati pemandangan sunset dan sunrise saat berlangsung Dieng Culture Festival pasti akan terasa berbeda karna setelah menikmati sajian yang dipersembahkan oleh alam, kita bisa langsung menikmati sajian lain yang dipersembahkan oleh seniman-seniman hebat. Cuman, ada satu hal yang mungkin harus kamu perhatikan saat hendak menikmati pemandangan sunrise atau sunset di salah satu bukit di Dieng. Karna akan banyak pengunjung, jalur trekking mungkin akan ramai. So, pilihlah bukit/spot yang kira-kira tidak dikunjungi banyak orang. Dan pastikan kamu datang lebih awal sebelum jalanan menjadi semakin ramai

     

    5. Jalan kaki keliling kampung di Dieng. Kapan lagi?

    Salah satu agenda acara Dieng Culture Festival adalah jalan keliling kampung bersama-sama. Acara ini nantinya juga akan diikuti dengan penerbangan ribuan balon gas dan minum purwaceng bersama-sama. Kapan lagi kamu bisa jalan keliling kampung di Dieng?

     

    6. Menerbangkan lampion bersama-sama

     

    Foto: http://diengculturefestival.net/

    Salah satu moment yang mungkin ditunggu-tunggu para peserta Dieng Culture Festival adalah penerbangan lampion secara bersama-sama. Penerbangan lampion sendiri akan dilaksanakan tanggal 6 Agustus sekitar pukul 9 malam setelah sebelumnya diiringi dengan acara musik akustik dan stand up comedy. Panitia sudah menyediakan 5000 lampion untuk para pengunjung yang memiliki ID Card. Selain penerbangan lampion, juga akan ada pesta kembang api

     

    7. Melihat ritual cukur rambut gimbal secara ekslusif

    Acara inti dari Dieng Culture Festival ini adalah pemotongan rambut anak-anak setempat yang kebetulan rambutnya gimbal. Pemotongan ini akan dilakukan oleh tokoh yang telah ditunjuk oleh panitia. Acara ini akan dipimpin oleh pemimpin spiritual suku Dieng, Mbah Naryono. Sebelum acara potong rambut, terlebih dulu akan dilakukan kirab yang dimulai dari rumah Mbah Naryono. Nah di acara kirab inilah peserta dapat terlihat langsung. Panitia memberi kesempatan para peserta untuk terlihat dalam rangkaian kirab namun dengan jumlah yang terbatas yakni hanya 80 orang saja. Jika berhasil menjadi peserta kirab, tentu kamu akan mendapatkan kesempatan ekslusif untuk menyaksikan acara potong rambut gimbal

    Di Dieng sendiri, anak berambut gimbal disebut dengan sebagai anak bajang. Mereka dipercaya sebagai titisan Eyang Agung Kaladate dan Nini Ronce yang merupakan leluhur warga suku Dieng. Rambut anak bajang yang gimbal tidak boleh dipotong sembarangan.
    Selamat ber akhir pekan.

    sunber : piknikyuk.com

    ​Terus Berinovasi, belajar dari Kemumduran Yahoo!

    Nampaknya Marissa Mayer mesti mengubur harapannya untuk mengembangkan Yahoo, ikon internet adidaya di awal 2000an. Sebuah perusahaan telekomunikasi internasional berbasis di New York, Amerika Serikat, Verizon, resmi mengakuisisi Yahoo senilai Rp 63 Triliun, Senin (25/7). Sebagai seorang CEO Mayer mesti mengakui kegagalan untuk mengupayakan perkembangan Yahoo di era digital.

    Verizon mengakuisisi mengambil alih operasi bisnis utama atau bisnis inti Yahoo. Sebuah langkah awal Verizon untuk mengakuisisi sejumlah situs portofolio lain milik Yahoo, seperti Yahoo News, Flickr, dan Tumblr. Yahoo didirikan oleh Jery Yang dan David Filo pada 1994, mengawali tahun pertama sebagai portal internet terpopuler dengan dua layanan: email dan Yahoo messenger.


    Sejumlah pengamat menilai Verizon sebagai perusahaan media modile global akan semakin kompetitif setelah berhasil mengakuisisi Yahoo. Salah satunya terkait pemasukan di bidang iklan yang diprediksi akan meningkat. Kepemimpinan yang buruk ditambah munculnya pesaing-pesaing hebat, salah satunya Google, menjadi faktor yang membuat Yahoo tersingkir.


    Sebenarnya Mayer menjadi CEO Yahoo sedari 2012, ia masuk ketika kondisi bisnis Yahoo mengalami kemunduran. Kasus akuisisi Yahoo oleh Verizon sejenak memberikan pesan singkat pada seluruh perusahaan mapan, berada di zona nyaman supaya “jangan berhenti berinovasi!” Sebaliknya, di era digital yang sarat perubahan radikal dan cepat, perusahaan mesti selalu siap bertransformasi.
    Bisa dibilang Yahoo pada 90an merupakan pelopor, ikon internet. Tapi mengapa saat ini malah mundur, bahkan terpuruk? Sindrom dilema inovator nampaknya perlahan menjangkiti perusahaan yang memperkerjakan 4000 karyawan itu. Indikasinya sederhana, saat pesaing-pesaing baru mulai muncul, semua orang berharap Yahoo yang memulai inovasi dan terus memimpin. Nyatanya, raksasa seperti Facebook dan Instagram bukan Yahoo yang melahirkan.
    Perusahaan besar cenderung meremehkan pemain baru, kecil. Terlalu yakin dengan produk sendiri, abai dengan potensi pesaing yang lebih inovatif. Mari terus berinovasi.
    Salam.

    Terus Kreatif dan Tetap Produktif

    sumber : shiftindonesia

    The Power of Kaizen

    ​Apakah Kaizen merupakan suatu sistem yang efektif? Berdasarkan kesuksesan yang telah dicapai oleh perusahaan seperti Toyota, Wiremold, Pratt & Whitney, dan tak terhitung perusahaan-perusahaan ‘lean’ lainnya yang dipelajari oleh para ahli selama bertahun-tahun, Kaizen terbukti merupakan metode yang sangat efektif dan kuat. Namun, beberapa organisasi telah gagal dalam mengimplementasikan ‘lean’ dan Kaizen. Lalu, apa yang menjadi sumber kesuksesan penerapan Kaizen? Salah satu penyebab mengapa Kaizen menjadi metode yang sangat kuat adalah karena mereka diseleksi dan direncanakan dengan sangat hati-hati.


    Terdapat salah satu faktor yang memberikan kontribusi lebih banyak daripada yang lain sehingga Kaizen menjadi lebih kuat: orang. Mungkin terdengar klise, tetapi sesungguhnya oranglah yang berada di balik kekuatan Kaizen. Tetapi, apakah orang-orang yang ‘lebih baik’ akan menghasilkan Kaizen yang ‘lebih baik’ pula? Tidak. Toyota, yang sejauh ini menjadi perusahaan yang paling sukses dari seluruh perusahaan ‘lean’ yang lain, tidak percaya dalam mempekerjakan karyawan yang disebut superstar. Toyota di Jepang umumnya mempekerjakan orang secara langsung, karena mereka percaya untuk mengembangkan orang yang luar biasa dalam budaya ‘lean’.

    Budaya ‘lean’ sendiri pada dasarnya dikembangkan di lima bidang utama:

    Training/ Pelatihan: semua karyawan baru harus diberikan pelatihan dalam sistem ‘lean’ sebelum resmi bergabung dalam tim di perusahaan. Karyawan lainnya harus menempuh pelatihan berkelanjutan. Beberapa pelatihan ini akan berlangsung dalam implementasi metode Kaizen. Toyota melatih semua karyawannya dalam sistem; dan hal ini juga merupakan bagian dari orientasi karyawan.


    Kebijakan Lay-off: dalam organisasi yang telah sukses menerapkan ‘lean’, orang tidak akan kehilangan pekerjaan mereka hanya karena mengimplementasikan ‘lean’. Apabila karyawan menduga bahwa mereka mungkin akan kehilangan pekerjaan karena perbaikan Kaizen, mereka tidak akan memberikan kontribusi terbaik dari apa yang mampu mereka lakukan.

    Insentif: perbaikan harus memiliki insentif dalam semua tingkatan. Operator harus memiliki insentif untuk membuat saran perbaikan dan implementasinya. Manajemen dan bagian pendukung harus memiliki insentif untuk membuat perbaikan produktivitas dan kualitas melalui Kaizen. Gagalnya perusahaan dalam implementasi Kaizen adalah karena mereka mengukur dan memberikan insentif kepada karyawan hanya berdasar pada satu standar, tetapi selalu mengharapkan adanya perbaikan secara terus-menerus. Yang harus dilakukan adalah mensejajarkan antara insentif dan harapan yang diinginkan. Jika sebuah perusahaan mengharapkan adanya perbaikan berkelanjutan, maka mereka harus memberikan insentif yang sesuai dengan harapan tersebut. Misalnya berupa uang atau penghargaan.


    Lingkungan Tim: Kerjasama tim merupakan hal yang baik, namun sangat sering disalahpahami. Jeffrey Liker dalam bukunya The Toyota Way menuliskan, “Menghormati orang lain dan adanya tantangan yang konstan untuk melakukan yang lebih baik – apakah dua hal ini bertentangan? Menghormati orang berarti menghormati pikiran dan kemampuan. Saling menghormati dan percaya berarti kita percaya dan menghormati bahwa orang lain akan melakukan pekerjaan mereka dengan baik sehingga kesuksesan perusahaan dapat tercapai.” Di Toyota, mereka saling menghormati dalam semua tingkatan organisasi. setiap bagian dari tim memiliki pekerjaan tertentu yang memberikan kontribusi untuk kesuksesan perusahaan. Selain itu, setiap orang dihormati karena ide dan pemikiran mereka.

     

    Memberdayakan: memberdayakan berarti mengaktifkan. Sebuah organisasi ‘lean’ harus memungkinkan karyawan untuk melakukan perbaikan. Seringnya, program-program yang diusulkan mengalami kegagalan karena orang diminta untuk menerapkan ide ‘orang lain’. Salah satu elemen yang sering dilupakan dan diabaikan dalam implementasi ‘lean’ adalah memberdayakan karyawan. Karyawan harus mampu untuk menyuarakan ide-ide yang mereka miliki.

    Jika budaya ‘lean’ diimplementasikan dengan melaksanakan semua poin di atas, Kaizen akan menjadi metode yang sangat sukses. Dan karena itu, karyawan pun pasti akan berhasil. Karena kekuatan Kaizen terletak pada orang orangnya. 

    sumber : The Toyota Way dan shiftindonesia.com

    5 Why  Analysis, solusi Untuk mencari akar masalah ; tahapan dan contohnya.

    Why-Why Analysisadalah salah satutools root cause analysisuntuk problem solving.  Tool ini membantu mengidentifikasi akar masalah atau penyebab dari sebuah ketidaksesuaian pada proses atau produk.

    Why-Why Analysis atau 5 Why’s Analysis biasadigunakan bersama dengan Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram) dan menggunakan teknikdengan bertanya MENGAPA (Why) dan diulang beberapa kali sampai menemukan akar masalahnya, untuk kemudian segera melakukan perbaikan.

    Contohnya adalah sebagai berikut:

    Masalah: Mesin Breakdown/Rusak.

    1. Mengapa? Komponenautomator tidak berfungsi.
    2. Mengapa tidak berfungsi? Usia komponen sudah melebihi batas lifetime12 bulan.
    3. Mengapa tidak diganti saat mencapai batas tersebut? Tidak ada yang tahu batas lifetime komponen tersebut.
    4. Mengapa tidak ada yang tahu? Tidak ada pencatatan data penggantian komponen.
    5. Mengapa tidak ada pencatatan? Nah, sebenarnya kita telah tiba pada salah satu potensi akar masalah, yaitu tidak adanya pencatatan data penggantian komponen.

    Untuk dapat sampai pada pada akar masalah,  pertanyaan yang bisa digunakan adalah pertanyaan kelima atau bahkan bisa lebih atau kurang tergantung dari tipe masalahnya.

    Tahapan umum saat melakukan root cause analysis dengan why why analysis:

    1. Menentukan masalahnya dan area masalahnya
    2. Mengumpulkan tim untuk brainstormingsehingga kita bisa memiliki berbagai pandangan, pengetahuan, pengalaman, dan pendekatan yang berbeda terhadap masalah
    3. Melakukan gemba(turun ke lapangan) untuk melihat area aktual, obyek aktual, dengan data aktual.
    4. Mulai bertanya menggunakan Why Why
    5. Setelah sampai pada akar masalah, ujilah setiap jawaban dari yang terbawah apakah jawaban tersebut akan berdampak pada akibat di level atasnya. Contoh: apakah jika kita memiliki pencatatan penggantian komponen maka akan mudah bagi Tim Maintenance untuk melakukan penggantian komponen secara rutin?
    6. Apakaj hal terdebut paling masuk akal dalam menyebabkan dampak di level atasnya? Apakah ada alternatif kemungkinan penyebab lainnya?
    7. Pada umumnya solusi tidak mengarah pada menyalahkan ke orang tapi bagaimana cara melakukan perbaikan sistem atau prosedur.
    8. Jika akar penyebab sudah diketahui maka segera identifikasi dan implementasikan solusinya.
    9. Monitor terus kinerjanya untuk memastikan bahwa masalah tersebut tidak terulang lagi

    Dari berbagai sumber, Shiftindonesia.com dan google.

    DMAIC, apa sih?

    ​DMAIC adalah sebuah framework yang digunakan dalam mengatur alur kerja sebuah proyek improvement, yang biasanya digunakan dalam proyek-proyek berbasis Lean dan Six Sigma.


    DMAIC adalah abreviasi dari fase-fase Define-Measure-Analyze-Improve-Control, adalahframework yang digunakan dalam metode Lean Six Sigma. Penggunaan DMAIC memungkinkan anda untuk meningkatkan proses bisnis dengan terstruktur. Setiap fase akan membangun fase berikutnya, dengan tujuan untuk mencapai target berupa solusi (untuk permasalahan dalam proses bisnis) yang efektif dan bertahan lama. Walaupun kadang paraproject leader atau sponsor tidak memandang pendekatan formal sebagai sebuah kebutuhan, namun sebagian besar usaha problem-solving mendapatkan keuntungan yang tidak sedikit dari metode yang terstruktur seperti DMAIC.

    DEFINE

    Tools yang digunakan dalam fase “Define” akan memberikan landasan yang stabil bagi proyek. Seperti yang akan kita lakukan dalam setiap upaya perbaikan, pada tahap awal kita akan berusaha mencari permasalahan dan letak permasalahan pada obyek yang akan diperbaiki. Hal tersebut juga berlaku dalam framework DMAIC, pada tahap “Define”. Tim akan mendefinisikan permasalahan secara akurat dan ringkas, mengidentifikasi pelanggan dan kebutuhan/permintaan mereka, serta menentukan skill (individu dan area) yang dibutuhkan dalam tim untuk melakukan improvement. Selain itu, dilakukan juga pengukuran proyek, ad-hoc team member, serta perencanaan finansial dan komunikasi.

     

    MEASURE

    Fase “Measure” merupakan fase dimana proses diidentifikasi dan didokumentasikan. Langkah-langkah proses serta input dan output yang menyertainya diidentifikasi. Sistem pengukuran dikembangkan, divalidasi, dan ditingkatkan sesuat kebutuhan. Performa dasar dibuat dengan landasan data yang akurat dan terpercaya.


    ANALYZE

    Fase “Analyze” akan memberikan definisi mengenai input yang kritikal. Input memiliki hubungan yang kuat atas output. Input yang kritikal adalah faktor yang sangat penting yang akan mempengaruhi performa proses. Dengan mendefinisikan input, akan ditemukan juga root cause (akar) yang menyebabkan masalah pada proses.

    IMPROVE

    Fase “Improve” akan memberikan gambaran mengenai solusi potensial untuk masalah pada proses. Solusi ini diidentifikasi dan dievaluasi, lalu proses akan dioptimasi. Kontrol atas input sangat penting untuk memastikan stabilitas performa yang akan memuaskan pelanggan. Kapabilitas proses dan pendanaan telah diestimasi pada tahap ini.

    CONTROL

    “Control” adalah fase sustain, untuk memastikan improvement dan hasil yang telah dicapai akan bertahan lama. Tim akan mengembangkan SOP dan menetapkan kapabilitas proses. Pendanaan proyek akan diperbaharui, diverifikasi dan dilaporkan. Control plan akan ditetapkan bersama dengan reaction plan, ownership dan kontrol akan dialihkan kepada process owner. Langkah-langkahimprovement dan semua ide perbaikan didokumentasikan. Dokumentasi ini berguna sebagai referensi improvement di area lainnya.

    Dikutip dari shiftindonesia.com, ilustrasi gambar dari google.

    Terus Kreatif dan Tetap Produktif

    Genba : yang perlu diperhatikan agar Optimal.

    Seperti yang telah kita bahas beberapa kali sebelum ini, Gemba merupakan sebuah konsep di mana manajemen turun langsung ke “lapangan” untuk melihat secara langsung masalah sebenarnya yang sedang terjadi.

    Melakukan gemba atau berkunjung langsung ke tempat proses kerja berjalan, tentunya memberikan manajemen kesempatan untuk mencari tahu topik atau masalah yang terkait dengan seberapa efektif fasilitas Anda dari sudut pandang “lapangan” ataushop floor.

    Bagi Anda yang telah menjalankan Gemba namun belum merasakan hasil yang optimal, juga Anda yang baru berencana menjalankan konsep ini pada perusahaan, ada baiknya memperhatikan hal-hal penting berikut terlebih dahulu.

    Sebelum Melaksanakan Gemba

    Proses gemba akan memberikan hasil yang berbeda dari metrik harian yang biasa Anda gunakan. Menurut Bill Kirkpatrick, Senior Lean Expert dan Life Cycle Engineering, setidaknya ada empat hal yang harus disiapkan sebelum Anda melakukan Gemba:

    1. Tentukan tema atau topik Gemba yang akan Anda lakukan

    Tema dari Gemba yang Anda lakukan bisa berdasarkan baik atau tidaknya kinerja, atau dari adanya keluhan maupun pujian dari pelanggan. Jalin diskusi dengan orang-orang agar Anda mendapatkan perspektif baru, sekaligus menyiratkan pesan bahwa ternyata perusahaan cukup peduli untuk menghabiskan waktu belajar dari seluruh pekerja yang ada

    1. Jika Anda memiliki pabrik yang luas tentukan rute

    Menentukan rute yang akan Anda lewati dalam proses Gemba bertujuan agar Anda tidak membuang banyak waktu untuk berjalan dari satu area ke area lainnya. Saat Anda sudah mendapatkan temapun, juga akan memudahkan Anda menentukan area mana yang perlu Anda kunjungi. Namun jika area Anda tak terlalu besar, tidak ada masalah untuk berkeliling melihat dan mendengarkan apa yang dikatakan orang-orang Anda.

    1. Temukan waste yang ada

    Mintalah masukan dari orang-orang yang terkait dengan hal ini. Kemungkinan besar, mereka lebih mengetahui apa yang terjadi sebenarnya dibanding hasil grafik yang biasa Anda lihat.

    1. Ajukan juga pertanyaan terbuka.

    Ajukan pertanyaan terbuka kepada orang-orang Anda, bukan pertanyaan yang jawabannya hanya ya atau tidak saja.

    1. Tuliskan semua hal yang Anda lihat dan dengar

    Perhatikan pula dengan siapa Anda berdiskusi. Jika memiliki kesempatan berpartisipasi dalammeeting, ini adalah waktu yang tepat untuk menyampaikan hasil diskusi yang Anda lakukan selama proses Gemba berjalan.

    Setelah Melaksanakan Gemba

    Setelah melakukan semua persiapan tersebut dan menjalankan Gemba, Anda juga perlu menindaklanjuti hal-hal yang Anda lihat dan dengar selama proses Gemba berjalan, agar semua masukan yang Anda dapat di lapangan tidak berakhir dalam kertas atau pikiran saja.

    Bagaimana hasil dari proses gemba dapat membantu Anda menentukan perbaikan apa yang dilakukan? Berikut beberapa garis besar yan g bisa membantu Anda,seperti yang disarankan Bill Kirkpatrick.

    • Refleksikan

    Sisihkan waktu untuk merefleksikan dan menangkap faktor kunci dari proses Gemba yang Anda lakukan. Pikirkan value apa yang bisa ditingkatkan dan aktivitas apa yang perlu dihilangkan (waste).

    • Berikan feedback

    Kategorikan antara pikiran, temuan, dan poin-poin diskusi yang didapat. Dalam waktu seminggu berikanlah umpan balik berupa hasil dari apa yang Anda lihat dan dengar. Sampaikan pula apa rencana yang dilakukan manajemen untuk mengatasi masalah yang ada.

    Perhatikan waktu Anda menyampaikan umpan balik tersebut, karena berkomunikasi terlalu dini tanpa memiliki cukup waktu untuk memahami masalah dapat menimbulkan masalah lain, namun jangan pula terlalu lama mengambil tindakan.

    • Gunakan grafik

    Gunakan grafik Pareto atau grafik tren sebagai evaluasi dari waktu ke waktu, salah satu caranya dengan mengenali 8 aktivitas waste dalam konsep Lean:

    Over Production

    Over Processing

    Too Much Inventory

    Defects / Re-work

    Waiting / Delays

    Transporting

    Motion

    Loss of creativity

    Ketahui berapa banyak orang yang benar-benar membuat kontak dengan Anda. Ini bisa dilihat darilayout yang telah Anda buat saat melakukan Gemba berjalan di area-area yang dikunjungi. Meskipun belum semua karyawan melakukan kontak langsung dengan Anda, namun seiring waktu Anda bisa mencoba untuk melakukannya kepada semua pekerja.

    • Continuous improvement

    Gunakan informasi ini dengan tim manajemen Anda sebagai bagian dari proses perbaikan terus-menerus alias continuous improvement. Topik atau isu-isu yang dibahas atau hal-hal yang Anda lihat selama proses gemba harus diselaraskan ataualign dengan penilaian kinerja operasional.

    Ini harus menjadi salah satu dasar dalam mengerjakan proyek di masa depan untuk meningkatkan keselamatan, kualitas, biaya dan pengiriman.

    • Feedback untuk pemberi insight

    Lakukan juga tindak lanjut dengan individu-individu yang menawarkan wawasan kunci atau yang mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang membuat Anda butuh waktu lebih untuk menjawabnya.

    • Setelah Anda cukup memahami bagaimana proses gemba berjalan, cobalah untuk mendorong orang lain dalam tim manajamen Anda untuk melakukan proses gemba seperti yang Anda lakukan.

    Last but not least, untuk memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari Gemba, pastikan Anda memiliki proses yang baik, baik saat persiapan, saat pelaksanaan, maupun setelah gemba dilakukan. Proses tindak lanjut pasca gemba berjalan, akan memberikan hasil yang lebih efektif dan tindakan perbaikan yang bermanfaat serta membuat gemba yang Anda dan tim manajemen lakukan ke depannya menjadi lebih baik.

    Siap mencoba?

    dikutip dari shiftindonesia.com.

    f

    DMAIC , Kapan diperlukan?

    Seperti yang telah kita ketahui, DMAIC atau struktur Define – Measure – Analyze – Improve – Control, adalah framework dalam inisiatif problem solving untuk memperbaiki proses yang bermasalah. Penggunaan DMAIC, yang biasa ditemukan dalam proyek Lean atau Six Sigma, dapat membantu anda mengidentifikasi akar masalah dan menentukan metode improvement yang akan digunakan untuk melakukan improvement terhadap proses. Pertanyaannya adalah, kapan anda membutuhkan DMAIC, dan kapan tidak?

    Menurut Carl F. Berardinelli, senior principal health systems engineering analyst di the Mayo Clinic, Rochester, AS, ada beberapa kasus yang tidak memerlukan DMAIC, dan ada yang mutlak harus menggunakan DMAIC. Kasus-kasus apa sajakah itu?

    Kapan Perlu DMAIC?

    Jika anda berniat untuk memperbaiki proses, jika masalah yang ditemukan kompleks atau beresiko tinggi, DMAIC jelas diperlukan. Frameworktersebut akan mencegah terlewatnya langkah-langkah krusial oleh tim dan meningkatkan peluang sukses dari proyek yang dijalankan.

    Keuntungan dari penggunaan DMAIC adalah menurunkan resiko kegagalan improvement dan memberikan kemampuan kepada tim untuk mengembangkan solusi yang lebih tepat. Untuk beberapa kasus, jika resiko rendah dan solusi telah ditemukan dengan pasti, penggunaan metode DMAIC dapat dilewatkan, namun hanya jika:

    1. Data yang terpercaya telah cukup bagi tim untuk memilih/menemukan solusi terbaik untuk permasalahan.
    2. Hasil yang tidak diharapkan mungkin telah teridentifikasi, dan rencana mitigasi telah dikembangkan.
    3. Ada buy-in dari process owner.

    Dua Cara Implementasi DMAIC

    Jika solusi nyata tidak dapat ditemukan atau dibuktikan dengan data yang terpercaya, maka DMAIC harus dijalankan. Terdapat dua cara yang sering digunakan dalam implementasi kerangka kerja DMAIC. Cara pertama adalah Pendekatan Tim, dan cara kedua adalah Metode Kaizen Event. Berikut penjelasan untuk keduanya:

       1) Pendekatan Tim

    Pendekatan tim dilakukan dengan menunjuk individu yang memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai metode dan improvementtools (seperti Lean atau Six Sigma), seperti para ahli di bidang quality danprocess improvement, untuk menjadi pemimpin tim. Anggota tim akan menggunakan sebagian waktu kerjanya untuk aktifitas dalam proyekimprovement, dan sebagian lainnya untuk mengerjakan pekerjaan rutin mereka. Ahli di bidang quality/process improvement (team leader), dapat memegang beberapa proyek sekaligus. Jenis proyek semacam ini akan membutuhkan waktu beberapa bulan hingga selesai.

       2) Metode Kaizen Event

    Taktik kedua adalah dengan metode Kaizen event, proyek ekspres yang menggunakan framework DMAIC, dikerjakan secara intens sehingga dapat selesai dalam waktu seminggu. Persiapan dilakukan oleh lean atau six sigma expert, dengan pekerjaan yang ada di seputar fase Define dan Measure. Fase-fase selanjutnya dilakukan oleh tim atau individu yang bekerja secara penuh untuk proyek Kaizen event dan untuk sementara tidak melakukan pekerjaan regularnya hingga Kaizen selesai.

    Dalam banyak kasus, perubahan dilakukan pada saat event berlangsung, dan implementasi skala penuh dilakukan setelah event selesai. Sangat krusial untuk memonitor impact dari perubahan yang dilakukan (baik hasil yang diharapkan ataupun tidak). Keuntungan taktik kedua ini adalah kemampuan untuk membuat perubahan dengan cepat.

    Pendekatan Berbasis Pelanggan

    DMAIC bukanlah metode yang diimplementasikan sebagai best practice; ia adalah metode untuk menemukan best practice. Namun DMAIC dapat dilakukan untuk perbaikan proses yang telah ada. Jika anda bermaksud untuk membuat/menyusun proses baru, gunakanlah pendekatan DFSS (Design for Six Sigma). DFSS dibangun diatas kerangka DMAIC.

    DMAIC adalah kerangka kerja terstruktur yang berbasis kepada data serta fokus kepada pelanggan untuk melakukan perbaikan proses dan problem solving. DMAIC berdiri diatas pembelajaran yang diambil dari proses-proses yang telah berjalan untuk menemukan solusi permanin bagi masalah yang rumit. Semua fase saling mendukung;Define akan memberitahu tim apa yang harus diukur. Measurememberitahu tim apa yang harus dianalisa.Analyze akan membantu tim menemukan peluang untuk improve. DanImprove akan memberikan kepada tim hal-hal yang harus dikontrol di fase Control. [dikutip dari shiftindonesia.com]

    Ada Apa Dengan 40 ?


    Usia empat puluh adalah puncak dari kehidupan yang dilalui oleh manusia. Ibarat seseorang yang memulai mendaki gunung dari usia 0 tahun lalu baru mencapai puncaknya ketika usia 40 tahun. Dengan kata lain, manusia dikatakan mencapai tingkat kematangan berpikir pada usia 40 tahun karena mereka telah merasakan pahit dan manisnya kehidupan. 

    Para nabi dan rasul diutus jika telah mencapai usia 40 tahun

    Disebutkan bahwa satu suku di Cina akan mematuhi raja mereka jika raja tersebut sudah mencapai usia 40 tahun

    Tidaklah dikatakan pemuda jika sudah mencapi usia 40 tahun

    Uban akan datang ketika usia 40 tahun

    Kekuatan fisik cenderung melemah ketika telah mencapai usia 40 tahun

    Bagi anda yang belum mencapai usia 40 tahun, carilah harta karun sebanyak mungkin yaitu berupa pengalaman hidup yang bermanfaat. Janganlah anda menjadi seorang yang pengecut, yang tidak mau menerima tantangan-tantangan kehidupan. Jika anda sudah mencapai puncaknya, maka anda akan menikmati kemenangan.


    Bagi anda yang sudah mencapai usia 40 tahun, anda sudah melewati puncak, renugkanlah apa yang sudah anda perbuat? Ruang gerak anda semakin sempit, gunakanlah kesempitan ini menjadi sebuah kesempatan untuk berubah. Dan anda saat ini sudah pantas untuk menjadi pemimpin, gunakanlah kepemiminan ini sebaik-baiknya sebagai inspirasi bagi para pemuda.


    Life begin at 40  John Lennon

    Perdana Muhammad



    PFI BUILDING

    Jababeka Education Park
    Jl. KH. Dewantara
    Info Plaza No. 75
    Cikarang Baru Bekasi 17550
    P  : 021-8911 2221 / 0429/ 1123
    F  : 021-8911 2217

    M : 085692062701
    www.provenforceindonesia.com

    http://www.proventalking.com

    http://www.proventalking.wordpress.com